Portalborneo.or.id, Samarinda – Sebuah langkah inovatif diambil oleh Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintah Desa (DPMPD) Provinsi Kaltim dalam mendukung efisiensi dan kinerja pegawai.
Sebelumnya, DPMPD telah menggelar kegiatan pengenalan aplikasi Srikandi, aplikasi modern untuk manajemen tata naskah dinas secara elektronik. kegiatan ini dihadiri oleh seluruh leading sektor di DPMPD, termasuk staf sekretariat dan bidang-bidangnya.
Aplikasi Srikandi mempermudah proses penerimaan, penyebaran, penindaklanjutan, dan penyimpanan surat secara elektronik. Tujuannya adalah mempercepat pengambilan keputusan dan penindaklanjutan surat di perangkat daerah.
Dalam acara tersebut, para peserta tidak hanya diperkenalkan dengan aplikasi Srikandi, tetapi juga diajak untuk memahami pengolahan arsip dinamis aktif dan inaktif di seluruh unit kerja.
Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, Dewi Susanti, memberikan penjelasan bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat penting. Arsip dinamis aktif yang masih sering digunakan dan dinamis inaktif yang jarang digunakan harus diatur dengan baik agar mudah ditemukan dan tidak merugikan proses administrasi.
“Penting bagi setiap unit kerja untuk bertanggung jawab dalam menata dan merawat arsipnya. Pengolahan arsip harus melibatkan semua pihak, dan setiap unit kerja harus membuat daftar arsip serta menyerahkan arsipnya ke sekretariat atau record center dengan berita acara penyerahan,” ungkap Dewi Susanti.
Record center, sebagai pusat data arsip, memiliki peran penting dalam pengelolaan arsip sebelum dikirim ke lembaga Kearsipan provinsi. Lembaga Kearsipan provinsi bertugas menyimpan dan melestarikan arsip yang bersifat vital atau statis permanen.
Dalam kesempatan tersebut, Dewi Susanti juga memaparkan tentang tata naskah dinas terbaru berdasarkan Permendagri nomor 1 tahun 2023. Permendagri ini melibatkan empat pilar, yaitu tata naskah, kode klasifikasi, jadwal retensi arsip, dan standar kualitas arsip dinas (SKAD). Rencananya, Permendagri ini akan segera diadopsi oleh Pergub Kaltim melalui Perkada di biro hukum.
“Harapannya, kegiatan ini dapat memberikan pemahaman yang lebih baik dan mendorong penerapan aplikasi Srikandi serta pengelolaan arsip yang efisien di DPMPD. Ini akan menjadi langkah positif dalam meningkatkan kinerja dan pelayanan kepada masyarakat,” tutup Dewi Susanti.
(adv)