Portalborneo.or.id, Samarinda – Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa (DPMPD) Kaltim berkomitmen untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan arsip dengan memulai digitalisasi arsip menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi).
Namun, dihadapkan pada tantangan terkait dokumen keuangan yang masih membutuhkan penyimpanan fisik sebagai langkah perlindungan yang lebih kuat.
Sekretaris DPMPD Kaltim, Eka Kurniawati, menjelaskan bahwa meskipun digitalisasi arsip telah dimulai, dokumen keuangan masih tetap disimpan dalam bentuk fisik.
Hal ini disebabkan oleh kebutuhan akan tanda tangan basah, yang dianggap sebagai langkah kritis untuk mencegah penyelewengan dana dan memperkuat keamanan data keuangan.
“Dokumen keuangan baru bisa dimusnahkan setelah berusia 10 tahun. Dalam arsip juga ada dokumen yang tidak boleh dihanguskan, khususnya dokumen keuangan,” ungkap Eka.
Penyimpanan fisik dokumen keuangan menjadi langkah yang diterapkan untuk memberikan lapisan perlindungan tambahan. Meskipun tren umumnya menuju digitalisasi lengkap, tetapi DPMPD Kaltim mempertahankan praktik ini sebagai bentuk kehati-hatian dalam pengelolaan keuangan.
Eka menyoroti pentingnya tanda tangan basah sebagai langkah keamanan yang kritis, terutama dalam mengelola dokumen keuangan yang bersifat sangat sensitif. Meskipun digitalisasi tetap menjadi fokus, DPMPD Kaltim menemukan keseimbangan yang tepat untuk mengintegrasikan teknologi dalam praktik keamanan yang sudah teruji.
Langkah ini mencerminkan komitmen DPMPD Kaltim untuk mengambil langkah-langkah inovatif dalam mengelola arsip, sambil memprioritaskan keamanan dan kehati-hatian dalam pengelolaan dokumen keuangan.
Meskipun dokumen keuangan masih memerlukan bentuk fisik, digitalisasi pada bidang lain tetap menjadi langkah positif dalam meningkatkan efisiensi dan keterjangkauan informasi.
(adv)
